Hoe stimuleer je medewerkers om niet te werken op vakantie?

Wist je dat 68% van de medewerkers regelmatig doorwerkt tijdens de vakantie (en dat dat geen goed idee is)?

Toch nog even een e-mail beantwoorden vanaf je handdoek in het zand. Je laptop snel openklappen in de luifel van je tent. Of er niet moeilijk over doen om dat ene telefoontje van een klant te beantwoorden tijdens een kampeertrip? Maar liefst 68% van de medewerkers werkt weleens op vakantie. Dat klinkt heel mooi en betrokken. Toch is het niet wat je wilt als werkgever. Werken op vakantie zit de werk-privébalans, de productiviteit en het werkgeluk van collega’s in de weg. Hoe stimuleer je medewerkers om hun vakanties werkvrij te houden?

Werken op vakantie  - 68% van de werkenden doet het

In heel specifieke gevallen staat in de arbeidsovereenkomst dat iemand tijdens de vakantie bereikbaar moet zijn. Maar over het algemeen is dit voor bijna niemand een eis. Toch klappen veel medewerkers op vakantie vrijwillig hun laptop regelmatig open of houden ze via hun telefoon de werkmailbox dagelijks in de gaten.

Uit onderzoek van Skyscanner blijkt dat maar liefst 68% van de ondervraagde medewerkers werkt tijdens hun vakantie. Daarvan geeft 5% aan dat dit van hen verwacht wordt. De meeste werkenden doen dit dus eerder op eigen initiatief. Zij noemen onder andere indruk maken voor een promotie en een aflopend contract als redenen om toch door te werken.

Waarom is het een probleem als medewerkers werken op vakantie, voor henzelf én voor jou als werkgever? De belangrijkste redenen:

• Loskomen van werk is belangrijk om productief en creatief te blijven. Vakantie helpt om beter te presteren op het werk.
• Een pauze inlassen in de vorm van vakantie helpt om werkstress te voorkomen en op andere momenten beter met stress te dealen. Een uitgeruste medewerker kan daarna meer aan.
• Voor werkende ouders zijn vakanties ook een moment om met volledige aandacht bij het gezin te zijn. Werken op vakantie zit de gezinsmomenten in de weg.
• Als medewerkers werken op vakantie, kan dat voelen als een bevestiging dat ze onmisbaar zijn en altijd bereikbaar moeten zijn. Dat creëert onnodige onrust.
• Wanneer de ene collega op vakantie werkt, geeft dat anderen soms het gevoel dat dit gebruikelijk is. Dan gaan meer medewerkers dit voorbeeld volgen.
• Het bevordert de werk-privébalans als medewerkers tijdens privétijd werk links laten liggen. Als een vakantie hen laat zien dat ze kunnen loskoppelen van werk, dan lukt dat mogelijk op vrije dagen ook beter.

Hoe help je werknemers om niet te werken tijdens de vakantie?

Werknemers hebben recht op minimaal 4 weken vakantie per jaar. Dus iemand die 40 uur per week werkt, krijgt minimaal 160 uur vakantie. Soms komen daar nog bovenwettelijke uren bij. Deze mensen hebben recht op vakantie, en dus ook recht om niet te werken tijdens die periodes. Maar hoe zorg je ervoor dat werknemers ook echt hun werk laten voor wat het is en dus volledig uitgerust terugkomen? Dit zijn 6 tips.

1. Moedig medewerkers vooraf aan om niet te werken

   De belangrijkste eerste tip is deze: moedig medewerkers aan om niet te werken door hen bewust niet te contacten in de vakantieperiode. Of door zelfs te stimuleren om geen werkapparatuur mee te nemen. Dat doe je bijvoorbeeld als volgt:
   
   - Tip medewerkers om de werkmail tijdens de vakantie van hun telefoon te halen. Dan zien ze werkmails niet binnenkomen.
   
   - Of werk met speciale werklaptops en -telefoons en vraag je medewerker om die tijdens de vakantie thuis of op kantoor te laten.
   
   - Geef van tevoren aan dat je misschien wel mailt tijdens je vakantie, maar dat die e-mails voor na de vakantie bedoeld zijn.
   
   - Bel of app medewerkers zelf niet tijdens hun vakantie. Appjes en telefoontjes komen vaak dringender over dan e-mails, zeker als iemand een werk- en privételefoon in één heeft.
   
   

2. Stap af van de standaard out-of-office

   
   Dat een out-of-office een stimulans is om je mailbox op vakantie te laten rusten, weten we allemaal wel. Maar gebruik je de out-of-office ook écht goed? De ene out-of-office-melding is de andere niet. Spreek daarom voor het hele team af hoe een goede out-of-office eruitziet.
   
   Een paar belangrijke aandachtspunten voor een krachtige out-of-office:
   
   - Benoem tot wanneer je afwezig bent en geef dus aan vanaf welke datum je weer e-mails kunt beantwoorden.
   
   - Zet de terug-op-kantoor-datum liever 1 dag later dan de werkelijke terugkomdatum. Dan heeft je medewerker wat extra tijd om eerst de lading ongelezen e-mails weg te werken.
   
   - Geef aan bij wie de mailer eventueel terecht kan bij dringende vragen. Is dat misschien een collega of de servicedesk of klachtenservice?
   
   - Zorg dat de genoemde collega’s ook weten dat zij in de out-of-office genoemd zijn. 
   
   Dus een goede out-of-office is een stuk uitgebreider dan alleen “Ik ben afwezig en beantwoord je zo snel mogelijk”.
   
   

3. Geef als leidinggevende zelf het goede voorbeeld

   Zeg eens eerlijk: gun jij jezelf écht vakantie als je met vakantie bent? Of stuur je als leidinggevende ook tijdens je vakantie regelmatig e-mails en houd je gerust vanaf een afstandje de CC’s nauwlettend in de gaten? Dan ligt daar een mooie oplossing.
   
   Geef als leidinggevende het goede voorbeeld. Wat je doet, heeft veel meer impact op medewerkers dan wat je zegt als leidinggevende. Laat dus zelf zien dat jij je vakanties gebruikt om uit te rusten en niet altijd aan het werk bent. Dat maakt die stap voor medewerkers meer vanzelfsprekend.
   
   

4. Spreek medewerkers eventueel aan op hun werk tijdens de vakantie

   Merk je dat jouw medewerker tijdens de vakantie gewoon e-mails verstuurt of die ene taak toch oppakt? Zeg er gerust iets van, zolang je dat maar op een aardige toon doet. Geef aan dat je medewerker dit echt wel tot na de vakantie mag laten wachten en dat het geen haast heeft.
   
   Merk je dat iemand vaker op vrije dagen aan het werk is terwijl dat geen must is? Voer er samen een open gesprek over. Vraag je collega waarom diegene zich verplicht voelt dit soort dingen te doen op vrije dagen. Informeer ook hoe jij hier als werkgever bij kunt helpen.
   
   Kun je bijvoorbeeld iets doen om de werkdruk te verlagen? Zou het helpen als diegene al eerder een vakantieplanning maakt of een overdracht opstelt? Kleine praktische aanpassingen kunnen al genoeg zijn om je werknemer minder druk te laten ervaren.
   
   

5. Zorg voor een goede vakantiespreiding

   Een van de redenen voor werknemers om te werken op vakantie, is dat zij het gevoel hebben dat niemand het werk overneemt. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat veel collega’s tegelijk vrij zijn. Een overdracht van de taken is dan lastig.
   
   Het helpt wanneer je als leidinggevende al vroeg checkt wie wanneer met vakantie wilt gaan. Maak er ook samen afspraken over dat niet iedereen tegelijk weggaat. Dat maakt het makkelijker om werk over te dragen aan anderen. Je collega kan dan bijvoorbeeld in zijn out-of-office-reactie het e-mailadres en telefoonnummer van een collega zetten. Daardoor loopt het werk gewoon door en wordt het voor de werknemer makkelijker om het werk los te laten.
   
   

6. Bied aan om gemiste vakantie-uren in te halen

   Moest een medewerker door omstandigheden toch veel werken tijdens de vakantie? Bied dan aan dat diegene de gewerkte uren na de vakantie mag inhalen. Je medewerker kan die uren bijvoorbeeld als losse vrije dagen een keer opnemen. Dat is zeker handig voor werkende ouders, die soms onverwachts wel een paar uur vrij kunnen gebruiken vanwege hun kind.
   
   

7. Maak het werkende ouders makkelijker met opvang en coaching

   Werken op vakantie is voor ouders doodnormaal, alleen dan een andere vorm van “werken”. Je herkent het vast wel als je kinderen hebt. “Fijne vakantie, geniet van de rust!”, roepen je collega’s je toe. Maar in de praktijk ben je 2 weken fulltime de kinderen aan het entertainen, speel je voor scheidsrechter tijdens stoeipartijen en achterbankruzies, en in het ergste geval wordt er ook nog een kind ziek. 
   
   Niet voor niets grappen werkende ouders weleens dat het als vakantie voelt om na de zomervakantie weer aan het werk te “mogen”. Komt jouw medewerker ook eerder vermoeid dan uitgerust terug? Help hen om de combinatie van werk en gezin draaglijker te maken. Met bedrijfsopvangplekken, expertise en coaching staan we klaar om jouw medewerkers met kinderen te ontlasten voor een betere werk-privébalans. Ook in de hectische zomerperiode.
   
   

Ontdek wat we voor jouw organisatie doen

Bij WorkFamily Solutions zijn we er voor jouw medewerkers met kinderen. We bieden de unieke combinatie van kinderopvangdiensten en coaching & expertise. Zo kunnen we jouw medewerkers helpen om werk en privé in balans te houden en stress te voorkomen.

Benieuwd hoe we jouw organisatie kunnen helpen? Bekijk onze diensten of plan meteen een kennismaking.